Auditoria de impresión y control de costes
¿Qué es una auditoría de impresión?
Una auditoria de impresión permite realizar una evaluación del entorno de impresión de una empresa y como se gestionan los documentos y las impresiones en la empresa con los equipos disponibles.
El objetivo de la auditoria de impresión es tener un mapa claro de las impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales de una empresa, y el uso que se realizan de estas, con ello se proponen mejoras para la obtención de mayor eficacia y ahorro de costes.
A continuación mostramos el detalle de un proyecto de auditoria de impresión por parte de TPS - Telecon Printing Solutions:
¿Por qué hacer una auditoría de impresión?
- Para mejorar la productividad
- Para ahorrar en costes de impresión
- Para establecer parámetros de seguridad y control en el entorno de impresión
- Para disponer de los últimos avances tecnológicos
- Para optimizar el entorno de impresión
- Para minimizar las incidencias en las TI
¿Qué se obtiene con una auditoria de impresión?
Con la auditoria se obtiene el detalle de los equipos y las impresiones / documentos que tienen que gestionar:
- Capacidad operativa, con parámetros como el volumen de impresión y las copias de los usuarios.
- Antigüedad de los equipos.
- Eficiencia de cada equipo según las impresiones que realiza y las que debería de soportar por el tipo de equipo.
- Coste en cuanto a servicios y suministros.
- Determinación de los costes operativos actuales.
¿Como se realiza la auditoria de impresión?
La auditoria de impresión se realiza a partir de 3 elementos clave:
- El técnico consultor de impresión especializado que realiza la auditoria.
- Las reuniones con el cliente y verificación de los parámetros de impresión de los equipos.
- En ocasiones, por desconocimiento es necesaria la instalación de software de control de los equipos de impresión, para recuperar estadísticas de su uso antes de poder tomar decisiones.
¿Qué conclusiones nos ofrece una auditoria de impresión?
Una vez finalizada la auditoria de impresión se realiza un documento de análisis donde se indican los puntos clave de mejora en el entorno de impresión de la empresa.
Este documento nos muestra las conclusiones necesarias para:
- Cambio de equipos de impresión que no ofrecen el rendimiento necesario.
- Movimiento de equipos a nuevas ubicaciones para maximizar su rendimiento y ofrecer mejor servicio.
- Aplicación de políticas de impresión que resulten en un entorno de impresión más rentable.
- Nuevos equipos que se utilicen exclusivamente para tareas específicas: Marketing, Facturación, etc.
- Ampliación de funcionalidades en los equipos de impresión, como bandejas adicionales o nuevas funcionalidades como impresión WIFI.
Una vez se obtienen las conclusiones, se entrega al usuario el análisis de la auditoria junto con un plan de mejora según los resultados obtenidos.
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