Gestión documental integrada con Docuware para despachos

Fecha de proyecto: 
2014/10
Localidad (Zona): 
Barcelona
Equipo / Servicio: 
Software de gestión documental Docuware
Necesidad: 
Disponer de una solución de archivado y consulta de documentos judiciales
Solución aportada: 

Un despacho de abogados desea cambiar el sistema de archivado y consulta de la documentación empleada en los procesos judiciales.

Para ello contacta con Telecon para acceder a una de sus soluciones de Gestión Documental.

Primero de todo se comprueban las necesidades del despacho y la forma de trabajo actual.

Actualmente la documentación se archiva en formato papel, una vez revisada. Si la documentación se recibe en formato electrónico, se imprime para su archivo.

Se establecen unos puntos críticos a mejorar :

  • Acceso rápido, y de forma compartida, a la documentación archivada.
  • Flujos de revisión de la documentación recibida.
  • Evitar la impresión de la documentación electrónica.

La solución que se propone al cliente es DocuWare, un sistema de gestión documental electrónica, ampliable y con tecnología de vanguardia, capaz de crecer junto con las necesidades del despacho de abogados.

Todos los tipos de documentos se capturan, archivan, organizan y se ponen a disposición de la persona autorizada, desde un archivador central y en cuestión de segundos.

La solución propuesta ofrece:

  • Una amortización desde el primer día
  • Imputar menos horas al proceso de Archivo y Consulta de la documentación, para reducir el coste interno por cada trámite documental
  • Utilizar los recursos liberados para procesos que realmente aportan valor a la empresa (p.ej. responsabilidad clave del empleado, atención al cliente, etc.)

El flujo de trabajo para la gestión de la documentación incluye diverso puntos:

Digitalización de la documentación: el cliente digitalizará la documentación en formato papel haciendo uso de un escáner profesional.

Archivado de la documentación: La documentación en formato electrónico se depositará en una bandeja de Docuware a la espera de ser indexados de forma manual. Para ello se definirán los campos adecuados para realizar las búsquedas de forma eficaz: Nombre cliente, número expediente, fecha del documento etc

Mediante DocuWare se establecerá un repositorio central para la documentación. El resultado es un único archivador central, que se utilizará inicialmente para estos documentos, pero que podrá incorporar otros en un futuro.

Gracias a la tecnología Web de DocuWare será posible acceder al sistema DocuWare vía un navegador Web, p.ej. Internet Explorer o Mozilla Firefox, desde cualquier PC y lugar, las 24 horas al día, e incluso desde dispositivos móviles. La interfaz de usuario de DocuWare se orienta en un escritorio físico, con elementos como la bandeja para guardar temporalmente la documentación nueva, los sellos y la grapadora. La interfaz es muy intuitiva y fácil de manejar.

En el proyecto se realiza la instalación y configuración en un equipo con los requisitos necesarios. Además se forma al personal y se realizan las primeras pruebas de funcionamiento con la supervisión de nuestros técnicos.

En caso de cualquier duda o incidencia que pudiese surgir, el cliente dispondrá de soporte técnico especializado para solucionarla.

Formulario presupuesto Software de gestión documental Docuware

Tiempo de ejecución: 
3 días
Resultado Final: 
Solución de gestión documental instalada y funcionando con éxito
Imagen de logo de la solución de gestión documental Docuware
Imagen de la pantalla de búsquedas de la solución de gestión documental Docuware
Imagen de la pantalla listas de solución de gestión documental Docuware

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