Gestión Documental Empresas. que es Gestión Documental.

La localización de la documentación y la gestión documental en las empresas es clave para la eficiencia y desarrollo del negocio.

La solución de gestión documental de empresas de TPS, permite escanear y almacenar automáticamente los documentos en distintos tipos de bases de datos para su búsqueda y recuperación posterior.

que es la gestion documental

De esta manera se consigue centralizar y automatizar la búsqueda de información en su empresa.

Características

Nuestros programas y soluciones de Gestión Documental, estan diseñados, construidos y evolucionados por Telecon Printing Solutions (TPS). En la solución están contempladas las siguientes acciones:

  1. Captura: Se realiza la captura digital a través de equipos multifuncionales o desde documentos digitales. El flujo consta de:
    • Captura. Se realiza la captura de los ficheros Pdf/Tiff, desde un escáner o hardware para gestión documental.
    • Reconocimiento. Aplicación de un proceso de reconocimiento (OCR) a cada documento para obtener los datos relevantes de la misma a archivar.
  2. Archivado: Para realizar el archivado tenemos los siguientes puntos de control:
    • Validación. de los documentos a las personas definidas con los documentos anexados necesarios para la realización de la actividad.
    • Transferencia. Los documentos que no superan el nivel de validación quedan pendientes de revisión.
    • Los ficheros se almacenan con una nomenclatura especificada por el usuario según valores resultado del OCR.
  3. Proceso: Los usuarios reciben notificación de las actividades o tareas a realizar con los documentos, via email u otras alertas. Alarmas. Se permite establecer alarmas en caso de expiración en los tiempos definidos para la ejecución de las actividades.

Aspectos a destacar de la Gestión Documental de TPS:

  • Trazabilidad en el archivado de datos.
  • Posibilidad de envío de la información archivada de una forma ágil y sencilla. 

Ventajas de la Gestión Documental de TPS

  • La entrada de datos desde múltiples plataformas de datos, desde documento electrónico a documento físico en papel.
  • Potente y fiable OCR de reconocimiento de datos.
  • Múltiples opciones de implementación de las reglas de negocio en sus documentos.
  • Reduce el tiempo de gestión del personal de su empresa, tanto de archivado como de verificación.
  • Evita la pérdida de información e incoherencias propia de los procesos manuales.
  • Posibilidad de envío de la información archivada de una forma ágil y sencilla.
  • Posibilidad de implementar flujos de trabajo para envío masivo de información a cliente.
  • Integración con los ERPs disponibles.

Preguntas sobre que es la gestion documental de TPS

¿Representa una reorganización en el ámbito administrativo ?
Puede suponer una reorganización puesto que muchas de las tareas manuales realizadas por el personal se convierte en automáticas al mejorar el proceso de gestión de documentos. El personal pasa a realizar tareas de mayor valor para la organización optimizando y rentabilizando la inversión.

¿Se puede realizar la captura de documentos desde cualquier equipo multifuncional?
Si, cualquier equipo permite la captura de documentos. TPS le asesorará para que usted realice la mejor opción de equipo de captura.

¿Cuánto dura el período de implantación de esta solución?
El tiempo de implantación de la solución, una vez aprobado el plan de proyecto es aproximadamente de unas 4 semanas, dependiendo de las características del proyecto.

¿Tengo que cambiar los sistemas informáticos con los que trabajo?
En absoluto, esta solución se adapta a cualquier sistema informático que usted disponga.

¿Puedo realizar el archivado de cualquier tipo de documento?
Si, es posible archivar cualquier documento según la estructura física de carpetas diseñada previamente. 

Puede acceder a nuestra web especial dedicada a la gestión documental donde tenemos un apartado que explica en detalle que es gestión documental.

Infórmese de las soluciones y programas de gestión documental para empresas que desde TPS podemos ofrecerle.

Formulario presupuesto Gestion Documental