Gestión Documental para Empresas

¿Qué es DocuWare y cuáles son sus ventajas?

DocuWare

DocuWare es un software de gestión documental y recursos empresariales que permite optimizar flujos de trabajo mediante la digitalización de documentos.

Gracias a este gestor documental en la nube,

  1. Dispondrás de toda la información de tu negocio centralizada. Se acabaron los silos de información aislados, todos los empleados podrán crear, gestionar, modificar o trabajar con documentos desde un mismo sistema.
  2. Mayor seguridad a varios niveles. Por un lado, DocuWare permite adjudicar permisos individuales para que el acceso a los documentos sea mucho más controlable. Por otra parte, los datos introducidos en la nube están protegidos por rigurosos protocolos que los protegerán en caso de virus o ataque cibernético.
  3. Disponibilidad desde cualquier lugar y dispositivo. El teletrabajo o los viajes de negocios ya no serán un impedimento de acceso a toda la información necesaria.
  4. Ahorro en tiempos de búsqueda. La información está disponible a cualquier momento y accesible mediante solo unos clics.
  5. Ahorro de hardware. La plataforma cloud de DocuWare permite ahorrar en costosos servidores y su mantenimiento.
  6. Actualizaciones automáticas. Las aplicaciones en la nube se actualizan con regularidad, ya sean cambios de versión como mejoras que resuelvan alguna vulnerabilidad detectada.
  7. Cultura empresarial. Trabajar en la nube genera un nuevo modo de trabajar más rápido y productivo.

 

 

¿Qué soluciones aporta DocuWare? 

El software DocuWare se configura como una herramienta capaz de aportar un amplio abanico de soluciones:

  • Como gestor documental (DMS)
  • Como gestor de contenido empresarial (ECM)
  • Como almacenamiento electrónico
  • Como gestión de procesos de flujos de trabajo
  • Como sistema de recuperación de documentos
  • Como gestor de registro de entrada y salida
  • Como gestor de contenido web
  • Como gestor de documentos

¿Cómo implemento DocuWare en mi negocio?

Como partners de DocuWare, nuestro trabajo es identificar los problemas de gestión documental interna de nuestros clientes y ayudarlos a implementar soluciones digitales que mejoren su productividad.

En muchas ocasiones, esta transformación digital empieza con un departamento o área de negocio. Una vez puesta en marcha la solución, el cliente suele darse cuenta de que la inversión inicial se amortiza rápidamente gracias al aumento de la productividad. Como se trata de un proyecto escalable, DocuWare puede seguir ampliándose según las necesidades del negocio.

Por otra parte y aunque el mantenimiento que requiere es mínimo, nuestra solución DocuWare siempre incluye servicio técnico por parte del equipo experto de Telecon Printing Solutions.

Boton formulario

 

Ejemplo de proyecto de gestión documental integrada con Docuware

Necesidad: Disponer de una solución de archivado y consulta de documentos judiciales

Descripción: Un despacho de abogados desea cambiar el sistema de archivado y consulta de la documentación empleada en los procesos judiciales.

Para ello, el cliente contacta con Telecon para acceder a una de sus soluciones de Gestión Documental.

En primer lugar, se comprueban las necesidades del despacho y la forma de trabajo actual.

Actualmente la documentación se archiva en formato papel, una vez revisada. Si la documentación se recibe en formato electrónico, se imprime para su archivo.

Se establecen unos puntos críticos a mejorar :

  • Acceso rápido, y de forma compartida, a la documentación archivada.
  • Flujos de revisión de la documentación recibida.
  • Evitar la impresión de la documentación electrónica.

 

Solución aportada: La solución que se propone al cliente es DocuWare, un sistema de gestión documental electrónica, ampliable y con tecnología de vanguardia, capaz de crecer junto con las necesidades del despacho de abogados.

Todos los tipos de documentos se capturan, archivan, organizan y se ponen a disposición de la persona autorizada, desde un archivador central y en cuestión de segundos.

La solución propuesta ofrece:

  • Una amortización desde el primer día
  • Imputar menos horas al proceso de archivo y consulta de la documentación para reducir el coste por cada trámite documental
  • Utilizar los recursos liberados para procesos que realmente aportan valor a la empresa (p.ej. responsabilidad clave del empleado, atención al cliente, etc.)

El flujo de trabajo para la gestión de la documentación incluye:

  • Digitalización de la documentación: el cliente digitalizará la documentación en formato papel haciendo uso de un escáner profesional.
  • Archivado de la documentación: La documentación en formato electrónico se depositará en una bandeja de Docuware a la espera de ser indexados de forma manual. Para ello se definirán los campos adecuados para realizar las búsquedas de forma eficaz: Nombre cliente, número expediente, fecha del documento, etc.

Mediante DocuWare se establecerá un repositorio central para la documentación. El resultado es un único archivador central, que se utilizará inicialmente para estos documentos, pero que podrá incorporar otros en un futuro.

Gracias a la tecnología Web de DocuWare será posible acceder al sistema DocuWare vía un navegador Web, p.ej. Internet Explorer o Mozilla Firefox, desde cualquier PC y lugar, las 24 horas al día, e incluso desde dispositivos móviles. La interfaz de usuario de DocuWare se orienta en un escritorio físico, con elementos como la bandeja para guardar temporalmente la documentación nueva, los sellos y la grapadora. La interfaz es muy intuitiva y fácil de manejar.

En el proyecto se realiza la instalación y configuración en un equipo con los requisitos necesarios. Además se forma al personal y se realizan las primeras pruebas de funcionamiento con la supervisión de nuestros técnicos.

Boton formulario