Consultoria de entornos de impresión y gestión de documentos

TPS mediante el servicio de asesoría y consultoría de la impresión, realiza una evaluación del entorno de impresión y gestión de documentos y determinación de los costes operativos actuales.

El objetivo es obtener una clara idea de los dispositivos usados, su antigüedad, su eficiencia y su coste en cuanto a servicios y suministros y las mejoras en eficacia y ahorro de costes que podrá obtener.

Habitualmente podemos establecer una evolución de etapas en la mejora de la gestión de los documentos en una empresa.

La primera etapa está habitualmente caracterizada por distintos dispositivos, de distintos proveedores y con distintas antigüedades y capacidades.

Normalmente no se tiene una gestión centralizada y por ello se desconoce el volumen de impresión y copias de los usuarios, así como los costes incurridos.

En TPS  le asesoraremos como establecer un despliegue equilibrado del parque, que cubra sus necesidades y mejore sus costes, sin necesidad de cambiar todo el parque. Nuestra capacidad tecnológica nos permite mantener los equipos que estén en funcionamiento correcto sean del proveedor que sean y integrarlos en el parque junto con los nuevos equipos propuestos.

Propondremos una primera etapa de máxima productividad y mínimo coste.

En una segunda etapa se evoluciona de la anterior etapa y se caracteriza por la falta de integración con IT, con lo que los informes de costes no son del todo fiables y hay una falta de transparencia en costes.

Mediante la implementación anterior de los dispositivos inteligentes y las soluciones de control de impresión con software de gestión, conseguiremos una total transparencia en costes, mediante una estructura optimizada de dispositivos, totalmente integrada en la red, con soluciones de impresión de alto valor añadido como seguridad, y otras opciones personalizadas.

En la tercera etapa de evolución, los problemas de gestión del parque y de las impresiones están resueltos y aparecen las necesidades de gestión documental por digitalización por captura, gestión, retención y envío de la información.

Es la etapa más alta de la cadena de gestión de documentos y un objetivo claro para cualquier organización.

Nuestro personal cualificado estudiará cada caso individualmente y propondrá la solución que mejor se adapte a la estructura de procesos del cliente. Evitaremos en la mayor medida posible los procesos manuales, haciendo accesible la información en forma y modo necesarios, mediante soluciones de captura, gestión y impresión de la información.

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