Gestió documental integrada amb Docuware per a despatxos

Data de projecte: 
2014/10
Localitat (Zona): 
Barcelona
Equip / Servei: 
Software de gestió documental Docuware
Necessitat: 
Disposar d'una solució d'arxivat i consulta de documents judicials
Solució aportada: 

Un despatx d'advocats voleu canviar el sistema d'arxivat i consulta de la documentació emprada en els processos judicials.

Per a això contacta amb Telecon per accedir a una de les seves solucions de Gestió Documental.

Primer de tot es comproven les necessitats del despatx i la forma de treball actual.

Actualment la documentació s'arxiva en format paper, un cop revisada. Si la documentació es rep en format electrònic, s'imprimeix per al seu arxiu.

S'estableixen uns punts crítics a millorar:

  • Accés ràpid, i de forma compartida, a la documentació arxivada.
  • Fluxos de revisió de la documentació rebuda.
  • Evitar la impressió de la documentació electrònica.

La solució que es proposa al client és DocuWare, un sistema de gestió documental electrònica, ampliable i amb tecnologia d'avantguarda, capaç de créixer juntament amb les necessitats del despatx d'advocats.

Tots els tipus de documents es capturen, s'arxiven, s'organitzen i es posen a disposició de la persona autoritzada, des d'un arxivador central i en qüestió de segons.

La solució proposada ofereix:

  • Una amortització des del primer dia
  • Imputar menys hores al procés d'Arxiu i Consulta de la documentació, per reduir el cost intern per cada tràmit documental
  • Utilitzar els recursos alliberats per a processos que realment aporten valor a l'empresa (p.ex. responsabilitat clau de l'empleat, atenció al client, etc.)

El flux de treball per a la gestió de la documentació inclou divers punts:

Digitalització de la documentació: el client digitalitzarà la documentació en format paper fent ús d'un escàner professional.

Arxivat de la documentació: La documentació en format electrònic es dipositarà en una safata de Docuware a l'espera de ser indexats de manera manual. Per a això es definiran els camps adequats per realitzar les recerques de forma eficaç: Nom client, nombre expedient, data del document etc

Mitjançant DocuWare s'establirà un repositori central per a la documentació. El resultat és un únic arxivador central, que s'utilitzarà inicialment per a aquests documents, però que podrà incorporar altres en un futur.

Gràcies a la tecnologia web de DocuWare serà possible accedir al sistema DocuWare via un navegador web, p.ex. Internet Explorer o Mozilla Firefox, des de qualsevol PC i lloc, les 24 hores al dia, i fins i tot des de dispositius mòbils. La interfície d'usuari de DocuWare s'orienta en un escriptori físic, amb elements com la safata per guardar temporalment la documentació nova, els segells i la grapadora. La interfície és molt intuïtiva i fàcil de manejar.

En el projecte es realitza la instal·lació i configuració en un equip amb els requisits necessaris. A més es forma al personal i es realitzen les primeres proves de funcionament amb la supervisió dels nostres tècnics.

En cas de qualsevol dubte o incidència que pogués sorgir, el client disposarà de suport tècnic especialitzat per solucionar-la.

Formulari presupost Software de gestió documental Docuware

Temps d'execució: 
3 dies
Resultat Final: 
Solució de gestió documental instal·lada i funcionant amb èxit
Imatge de logo de la solució de gestió documental Docuware
Imatge de la pantalla de recerques de la solució de gestió documental Docuware
Imatge de la pantalla llistes de solució de gestió documental Docuware

Contactar aquí amb TPS – Telecon Printing Solutions per més informació.

També pot contactar a través del nostre Telèfon central d'Informació:

Servei Tècnic contacte Telecon Barcelona