Gestió Documental Empreses. què es Gestió Documental.

La localització de la documentació i la gestió documental a les empreses és clau per a l'eficiència i desenvolupament del negoci.

La solució de gestió documental d'empreses de TPS, permet escanejar i emmagatzemar automàticament els documents en diferents tipus de bases de dades per a la recerca i recuperació posterior.

que es la gestió documental

D'aquesta manera s'aconsegueix centralitzar i automatitzar la recerca d'informació a la seva empresa .

Característiques

Els nostres programes i solucions de Gestió Documental, estan dissenyats, construïts i evolucionats per Telecon Printing Solutions (TPS). En la solució estan contemplades les següents accions:

  1. Captura  Es realitza la captura digital a través d'equips multifuncionals o des de documents digitals .El flux consta de:
    1. Captura. Es realitza la captura dels fitxers Pdf/Tiff, des d'un escàner o hardware per la gestió documental.
    2. Reconeixement. Aplicació d'un procés de reconeixement (OCR) a cada document per obtenir les dades rellevants de la mateixa a arxivar.
  2. Arxivat: Per realitzar el arxivat tenim els següents punts de control:
    1. Validació. dels documents a les persones definides amb els documents annexats necessaris per a la realització de l'activitat.
    2. Transferència. Els documents que no superen el nivell de validació queden pendents de revisió.
    3. Els fitxers s'emmagatzemen amb una nomenclatura especificada per l'usuari segons valors resultat del OCR.
  3. Procés: Els usuaris reben notificació de les activitats o tasques a realitzar amb els documents, via email o altres alertes. Alarmes. Es permet establir alarmes en cas d'expiració en els temps definits per a l'execució de les activitats.

Aspectes a destacar de la Gestió Documental de TPS:

  • Traçabilitat al arxivat de dades.
  • Possibilitat d'enviament de la informació arxivada d'una forma àgil i senzilla.

Avantatges de la Gestió Documental de TPS

  • L'entrada de dades des de múltiples plataformes de dades, des document electrònic a document físic en paper.
  • Potent i fiable OCR de reconeixement de dades.
  • Múltiples opcions d'implementació de les regles de negoci en els seus documents.
  • Redueix el temps de gestió del personal de la seva empresa, tant d'arxivat com de verificació.
  • Evita la pèrdua d'informació i incoherències pròpia dels processos manuals.
  • Possibilitat d'enviament de la informació arxivada d'una forma àgil i senzilla.
  • Possibilitat d'implementar fluxos de treball per a enviament massiu d'informació a client.
  • Integració amb els ERPs disponibles.

Preguntes sobre que és la gestió documental de TPS.

Representa una reorganització en l'àmbit administratiu?
Pot suposar una reorganització ja que moltes de les tasques manuals realitzades pel personal es converteix en automàtiques en millorar el procés de gestió de documents. El personal passa a realitzar tasques de més valor per a l'organització optimitzant i rendibilitzant la inversió.

Es pot realitzar la captura de documents des de qualsevol equip multifuncional?
Si, qualsevol equip permet la captura de documents. TPS l'assessorarà perquè vostè faci la millor opció d'equip de captura.

Quant dura el període d'implantació d'aquesta solució?
El temps d'implantació de la solució, un cop aprovat el pla de projecte és aproximadament d'unes 4 setmanes, depenent de les característiques del projecte.

He de canviar els sistemes informàtics amb els quals treball?
En absolut, aquesta solució s'adapta a qualsevol sistema informàtic que vostè disposi.

Puc fer l'arxivat de qualsevol tipus de document?
Si, és possible arxivar qualsevol document segons l'estructura física de carpetes dissenyada prèviament.

Pot accedir a la nostra web especial dedicada a la gestió documental on tenim un apartat que explica en detall que és gestió documental.

Informeu-vos de les solucions i programes de gestió documental per a empreses que des TPS podem oferir-li.

Formulari pressupost Gestio Documental