Guía para comprar una impresora de oficina

Al realizar la elección de una impresora para la oficina existen muchas opciones disponibles: solo impresora o multifuncional, color o blanco y negro, etc…

De todas las maneras según la categoría de la impresora, la diferencia más significativa se encuentra entre las impresoras destinadas al hogar y las impresoras de oficina o destinadas a la oficina.

A continuación mostramos la lista de preguntas clave que se aplican a las impresoras de oficina.

¿Necesita solo la función de impresora o una impresora multifunción (MFP)?
Se debe considerar si se prefiere tener los dispositivos de fax, copia, escaneado e impresión en una sola máquina que realiza todas las funciones. Como mínimo, una impresora multifunción combina una impresora, un escáner y una copiadora.

Para una impresora de oficina multifunción, probablemente querrá que también funcione como una máquina de fax independiente.

Entre las ventajas de las impresoras multifunción se incluyen el coste y ahorro de espacio, así como la integración de algunas funciones.

Por otro lado, las impresoras que no son multifunción están mejor optimizadas para ciertas tareas que su empresa pueda necesitar. Las impresoras láser para uso general de oficina son generalmente más rápidas que impresoras multifunción de precio similar.

Los trabajos con fotos y gráficos de alta calidad sin duda van a necesitar de una impresora de fotos de alta calidad, y, probablemente, de una sola función adicional de escáner.

En el caso de decidir que quiere una impresora multifunción, también puede que quiera obtener la útil función de envío y recepción de fax desde el correo electrónico. Algunas multifuncionales también pueden enviar por correo electrónico los documentos escaneados.

Por último, en el caso de las impresoras multifunción tiene que existir un alimentador automático de documentos (ADF) de modo que se pueden enviar fax, fotocopias, escaneados de documentos de varias páginas con el mínimo esfuerzo.

¿Realmente necesita la impresión a color?
Si no se imprime nada más que cartas y documentos en blanco y negro, no hay razón para gastar dinero extra en el color.

Sin embargo, tenga en cuenta que muchas impresoras láser a color pueden imprimir con una alta calidad suficiente para producir sus propios folletos publicitarios y trípticos. En el caso que su empresa tenga esta necesidad de impresión puede ahorrar una importante cantidad de dinero en comparación con la impresión en su tienda de impresión local.

Impresora de oficina

¿Conectividad de la impresora?
La mayoría de impresoras diseñadas para la oficina de incluyen puertos USB y Ethernet, pero es posible que prefiera una conexión inalámbrica.

Tenga en cuenta, sin embargo, que si usted tiene un punto de acceso inalámbrico (WIFI) en su red, usted ya puede imprimir de forma inalámbrica desde su ordenador a cualquier impresora en la red, ya sea porque la propia impresora ofrezca una conexión inalámbrica o no (al estar conectada a la red por el cable Ethernet).

¿Qué nivel de calidad de impresión se necesita?
Las impresoras varían significativamente en la calidad de textos, gráficos y fotos por separado, en este sentido la calidad es independiente para cada un tipo de elemento a imprimir.

Para un uso de impresión de oficina, lo más normal es una buena calidad para el texto y los gráficos vectoriales que se obtiene con una impresora láser.

Si necesita gráficos y fotos con la calidad suficiente para imprimir sus propios materiales de marketing, se deben valorar y analizar las diferentes alternativas para obtener el dispositivo adecuado.

¿Qué velocidad de impresión necesita?
Si solo imprime una o dos páginas a la vez probablemente no necesitará una impresora rápida, pero si imprime una cantidad de documentos considerable de múltiples páginas cada uno, la velocidad será un factor importante. Por regla general, las impresoras láser tienen mejores velocidades para documentos de texto.

¿Qué cantidad de impresiones se realiza?
Calcule con cuanta frecuencia imprime y cada cuanto y en que cantidades tiene que comprar papel, según estos valores se tiene que elegir una impresora diseñada para soportar una capacidad de impresión adecuada a sus necesidades.

Esta elección no es tan simple como parece, el ciclo de trabajo mensual de una impresora no es la cantidad máxima que se debe imprimir, sino que es la cantidad máxima que se puede imprimir sin dañar la impresora. Algunos fabricantes indican un máximo recomendado mensual y también un ciclo de trabajo máximo de impresiones en la vida de la impresora.

También hay que considerar la capacidad de entrada de papel de la impresora, en este sentido es importante elegir una impresora de oficina con capacidad suficiente para que no se tenga que añadir papel con mucha frecuencia, por ejemplo una vez por semana.

Otras opciones a comprobar son los tamaños mínimo y máximo de papel que se necesitan (A3, A4, etc…), la impresión en ambas caras con una unidad dúplex automática, los clasificadores automáticos de trabajos de impresión con las opciones de grapado y perforado incluidas.

¿Qué precio tiene la impresora de oficina?
A parte del precio total de la impresora, también hay que revisar los costes de funcionamiento de la impresora.

En este sentido una de las opciones para adquirir la impresora que mejor rendimiento obtiene para el usuario, es el renting de impresoras mediante el que se obtiene la impresora con un precio por copia que incluye todo lo necesario para utilizar la impresora sin preocuparse de tóner, mantenimiento, soporte, etc…

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