El coste real de externalizar la impresión de su empresa

De acuerdo a un último estudio realizado por una consultora independiente, muchas empresas no realizan una gestión óptima de sus recursos de impresión bien sea por no aplicar la última y más adecuada tecnología para su entorno de trabajo o por no tener fijados unos procesos de impresión correctos.

Estas empresas, acaban generando un gasto anual de 4.103 millones de euros a los que debemos añadir 8.896 millones de euros que engloban el gasto interno que suponen los materiales de las impresiones.

Dicho estudio, que tiene como título “ Gestión más inteligente de la impresión: control de costes e impacto medioambiental" pone en evidencia que si en lugar de externalizar se internalizaran más procesos de impresión en las empresas, el ahorro se situaría sobre los 1.117 millones de euros. Las conclusiones están obtenidas en base al análisis de gastos, métodos de impresión así como en datos oficiales procedentes del Instituto Nacional de estadística (INE).

Si nos centramos en España el gasto correspondiente a consumibles e impresiones asciende a cerca de 13.000 millones euros de los cuales aproximadamente un 32% puede atribuirse a los procesos de impresión externalizados. Desglosando este estudio, podemos observar que por sectores los que requerían una gestión más eficiente de la impresión son: Administración Pública y Defensa (153 millones de euros), Educación (123 millones de euros) y las Empresas de arquitectura y consultoría técnica (99 millones de euros).

Hoy en día aún se recurre a la impresión interna solo para pequeños volúmenes, procesos del día a día etc. y se deja la externalización para grandes volúmenes, mayor calidad, cartelería, material corporativo etc. Este comportamiento tan habitual genera unos gastos considerables, qué tal y como indicábamos en párrafos anteriores, podrían ser reducidos utilizando una mejor tecnología y modificando los procesos internos de impresión.

En cualquier caso, siempre deberemos estudiar cada empresa y valorar diversos puntos:

  • Equipos de impresión: revisar si se disponen de equipos adecuados (impresoras, fotocopiadoras o multifuncionales) para realizar las tareas de impresión que actualmente externalizamos.
  • Personal de la empresa: comprobar si los trabajadores disponen de tiempo para dedicar a estas tareas sin que esto afecte a las habituales y si sería rentable. Si están formados para realizarlas etc.
  • Tipos de impresión/costes: valorar que tipo de documentos imprimimos y cuanto nos cobran por ello. Por ejemplo, si siempre imprimimos muchos documentos con un pequeño logo a color, contará como página a color. Tal vez internalizando la impresión reduciríamos este coste.
  • Calidad y tecnología de impresión: para una empresa no es fácil asumir un cambio frecuente de equipos de impresión mientras que al externalizar, las empresas especializadas en impresión sí que actualizan sus máquinas más habitualmente.

En conclusión, este estudio pone en evidencia que la actual tecnología de equipos de impresión permite realizar internamente muchas de las tareas que tradicionalmente externalizábamos. El hecho de internalizar implica un análisis previo de los procesos de la empresa de forma que se pueden optimizar los protocolos de impresión que se aplican. Todo ello, supondría un ahorro económico y de tiempo además de un beneficio para el medio ambiente reduciendo el gasto de material, energía y las emisiones de dióxido de carbono.

Para más información relacionada con la reducción del coste de impresión, lea nuestro artículo: Como reducir costes de impresión para mejorar su rentabilidad.

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